Kolejność załatwiania spraw

I. Wszelkie dokumenty wpływające do Urzędu Miejskiego podlegają obowiązkowej rejestracji w dzienniku podawczym kancelarii ogólnej.

1. Dokumenty wpływające do realizacji:

• Urzędnik obsługujący kancelarię ogólną przyjmuje wszelkie dokumenty w danym dniu i dokonuje wpisu w dzienniku podawczym, nadaje im numer i stawia pieczątkę z datą wpływu do kancelarii ogólnej i segreguje je na poszczególne wydziały.

• Pismo noszące znamiona skargi zostaje dodatkowo zarejestrowane przez urzędnika obsługującego kancelarię ogólną w rejestrze skarg i bezpośrednio przekazane Burmistrzowi Miasta, skąd z dekretacją wraca do kancelarii ogólnej

2. Zadekretowane pisma przekazywane są z kancelarii ogólnej do poszczególnych wydziałów (zgodnie z dekretacją).

• Urzędnik zajmujący stanowisko adm.-biurowe w danym wydziale nadaje pobranym z kancelarii ogólnej pismom numer i stawia pieczątkę z datą wpływu do wydziału oraz przekazuje niezwłocznie naczelnikowi wydziału celem dekretacji na poszczególne referaty oraz poszczególnych pracowników, którzy będą prowadzili daną sprawę.

3. Naczelnik przekazuje zadekretowane dokumenty urzędnikowi zajmującemu stanowisko adm.-biurowe, który przekazuje je kierownikowi referatu (urzędnikowi merytorycznemu).

II. Tok realizacji sprawy prowadzący do jej załatwienia.

1. Urzędnicy załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności w terminach zgodnie z przepisami kpa.

2. Urzędnik prowadzący sprawę dokonuje analizy dokumentu.

Jeżeli sprawa wymaga uzyskania opinii, uzgodnienia itp. urzędnik prowadzący sprawę występuje z pismem:

- do komórek wewnętrznych UM

- do jednostek zewnętrznych

3. Jeżeli dokument wymaga akceptacji BM, ZBM urzędnik prowadzący sprawę:

- przekazuje dokument kierownikowi referatu, który za pośrednictwem urzędnika zajmującego stanowisko adm.- biurowe przekazuje go naczelnikowi wydziału,

- naczelnik przedstawia sprawę na spotkaniu BM z naczelnikami; w terminie 2 dni od odbycia spotkania decyzja podjęta w danej sprawie (protokół z posiedzenia) zostaje przekazana urzędnikowi na stanowisku adm.-biurowym

- urzędnik prowadzący sprawę otrzymuje wyciąg z protokołu, który dołącza do teczki sprawy i na podstawie wyciągu przygotowuje odpowiedź do adresata pisma z zewnątrz, parafuje przygotowane pismo i przekazuje je kierownikowi referatu (naczelnikowi) do zaparafowania

- pismo zostaje przekazane do podpisu naczelnikowi lub, za pośrednictwem sekretariatu, Burmistrzowi

- po podpisaniu pisma naczelnik wydziału przekazuje je urzędnikowi zajmującemu stanowisko adm.-biurowe, który odnotowuje w dzienniku korespondencji wydziału przy numerze zarejestrowanego pisma symbol “OZ” (ostatecznie załatwione) i datę wyjścia pisma z wydziału

- przygotowuje pismo do wysyłki

- w kancelarii ogólnej w dzienniku podawczym odnotowuje przy numerze zarejestrowanego pisma jako ostatecznie załatwione “OZ”

- odnosi korespondencję na stanowisko zajmujące się wysyłką korespondencji, gdzie otrzymuje pokwitowanie oddanej korespondencji

4. Urzędnik zajmujący się wysyłką korespondencji rejestruje otrzymaną korespondencję:

a/ miejscową w rejestrze dodatkowym i przekazuje gońcom za pokwitowaniem.

b/ zamiejscową w księdze podawczej pocztowej i przekazuje za pokwitowaniem do Poczty Polskiej.

c/ wysyłanie korespondencji z UM następuje wyłącznie za zwrotnym poświadczeniem odbioru, które powinno być dołączone do koperty zawierającej pismo.