UCHWAŁA Nr VIII-91 / 2003 w sprawie przystąpienia Miasta Lębork do Międzynarodowego Związku Hanzy "HANZA".

                            UCHWAŁA  Nr    VIII -91/ 2003

                   Rady   Miejskiej  w  Lęborku

               z  dnia 24.06.2003

W sprawie przystąpienia Miasta Lębork do Międzynarodowego Związku Hanzy  „HANZA”.

Na podstawie artykułu 4 ustawy z dnia 15 września 2000r. o zasadach przystępowania jednostek samorządu terytorialnego do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych (Dz.U. Nr.91, poz. 1009, z późn. zmianami).

 Uchwala się co następuje:

§ 1

Miasto Lębork przystępuje  do Międzynarodowego Związku Hanzy „HANZA”, na zasadach określonych w Statucie Hanzy.

§ 2

Przyjmuje się Statut Hanzy, stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.

§ 3

Miasto Lębork w Związku reprezentować będzie:

Burmistrz Miasta Lęborka

§ 4

Wykonanie uchwały powierza się Burmistrzowi Miasta Lębork.

§5

 Uchwała wchodzi w życie po uzyskaniu zgody Ministra Spraw Zagranicznych.

Przewodnicząca

Rady Miejskiej w Lęborku

Mirosława Siebert-Bresler

UZASADNIENIE  DO  UCHWAŁY

Związek Hanzy HANZA jest stowarzyszeniem miast hanzeatyckich, gdzie nie ma żadnych składek rocznych. Poszczególne miasta pokrywają tylko koszty swojego uczestnictwa w różnych projektach. Dzisiaj Związek nabiera coraz większego znaczenia w Europie, pozwala zachować i umacniać stałe więzy pomiędzy mieszkańcami i władzami  miast Hanzy na wszystkich płaszczyznach (kulturowych, społecznych, ekonomicznych i gospodarczych). Potwierdza to dotychczasowa współpraca tych miast w poszczególnych regionach gdzie jest żywe poczucie europejskiej solidarności i wzajemne zrozumienie. Uważam, że pozycja miasta Lęborka po przystąpieniu do miast Hanzeatyckich zostałaby wzmocniona, ponieważ w oparciu o swoją historię miasta Hanzeatycki są bardzo skuteczne w działaniach międzynarodowych co może stanowić ważny element ożywienia gospodarczego Lęborka w procesie integracji europejskiej.

Załączniki:

1.    Informację o Związku Hanzy,

2.    Statutu,

3.    Regulamin Młodej Hanzy.

§ 1

1.

Połączenie miast hanzeatyckich w Międzynarodowy Związek Hanzy nosi nazwę HANZA.

2.

Siedzibą HANZY jest miasto/ gmina, z którego /z której wywodzi się Przewodniczący Walnego  Zgromadzenia Delegatów.

3.

Rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy.

§ 2

1.       

HANZA stawia sobie za cel aby, działając w oparciu o ponad graniczną  ideę Hanzy  i o  historyczne doświadczenia, wskrzesić do życia ducha europejskich miasta/gmin, wspierać własną świadomość miast hanzeatyckich i  rozwijać współpracę pomiędzy tymi miastami, w celu przyczynienia się do gospodarczego, kulturalnego, socjalnego i państwowego zjednoczenia Europy. W ten sposób wzmocniona zostanie samoświadomość miast i gmin, co umożliwi im postrzeganie swoich zadań jako miejsca ożywionej demokracji.

2. 

Ukształtowaniu  i urzeczywistnieniu założonych celów i zadań służyć winny przede wszystkim następujące działania:

·        aktywność w zakresie public relations, która ma służyć podkreśleniu wspólnoty miast hanzeatyckich

·        wymiana kulturalna i wymiana tradycji

·        transfer informacyjny, naukowy i socjalny

·        wzmocnienie kontaktów handlowych i gospodarczych

·        zaangażowanie młodzieży (Youth Hansa) w proces rozwoju HANZY

§ 3

Członkostwo

1.

Członkiem HANZY może być każde miasto, które należało do Hanzy, sprzyjało jej, lub też, w której przez długi czas znajdowały się hanzeatyckie kantory czy też siedziby.

2.

Wniosek o przyjęcie do HANZY musi zostać skierowany przez odpowiednie organy miasta/ gminy do Komisji Hanzy.

O dopuszczeniu wniosku decyduje  Zgromadzenie Delegatów na wniosek Komisji.

3.

Miasta Hanzeatyckie dotychczas należące do  HANZY potwierdzą swoją  przynależność  poprzez  pisemne uznanie  niniejszego Statutu.

4.

O wystąpieniu z HANZY należy  poinformować w formie pisemnej  Biuro Hanzy. 

5.

Wyłączenie z członkostwa – który to fakt należy uzasadnić - następuje  na podstawie  uchwały Zgromadzenia  Delegatów,  podjętej  przez większość 2/3  członków  HANZY.

Jeżeli  w Zgromadzeniu Delegatów, które  będzie miało  podjąć decyzję o wyłączeniu z członkostwa, weźmie udział mniej niż 2/3 członków HANZY, to o wykluczeniu z szeregów organizacji zadecydować może, w trakcie nadzwyczajnego posiedzenia Zgromadzenia Delegatów zwołanego w terminie 3 miesięcy, większość w postaci ¾ obecnych członków HANZY bez względu na ich liczbę. W  zaproszeniu na to Zgromadzenie Delegatów należy przywołać powyższe zasady głosowania.

§ 4

1.      Organami HANZY są:

·        Zgromadzenie Delegatów

·        Komisja

·        Prezydium (przewodniczący, pierwszy i drugi zastępca)

2.      HANZA ma następujące instytucje:

·        Biuro Hanzy

·        Zjazdy Hanzy

·        Grupy Projektowe

·        Młoda Hanza (Youth Hansa)

§ 5

1.       

Zgromadzenie Delegatów  składa się  z  delegatów poszczególnych Miast Hanzeatyckich. Każde Miasto ma możliwość wyznaczenia delegatów. Informacja o nich, w formie pisemnej, zostanie przesłana przez miasto delegujące  do  Biura Hanzy.

2.  

Zgromadzenie Delegatów  zbiera się na pisemne  zaproszenie   przewodniczącego/ przewodniczącej raz  w roku  w trakcie trwania Międzynarodowego Zjazdu Hanzy. Zaproszenie  zawiera  porządek  dzienny  obrad  i  wysyłane jest z co najmniej  2- miesięcznym  wyprzedzeniem.

3.  

Koordynowanie prac Zgromadzenia Delegatów leży w gestii Biura  Hanzy - w ścisłym  uzgodnieniu  z miastem / gminą, które  przygotowuje i  prowadzi Międzynarodowy Zjazd Hanzy. Ze Zgromadzenia  Delegatów spisywany jest protokół, który musi być podpisany przez prezydenta HANZY i przez  protokolanta wyznaczonego przez Biuro Hanzy. Przedruk protokołu otrzymują wszystkie miasta członkowskie HANZY.

4.

5.

Każde miasto ma jeden głos.

Uchwały  Zgromadzenia  Delegatów  są  podejmowane  większością  obecnych oraz mających prawo głosu  członków,  o ile Statut nie określa inaczej. Wstrzymanie się od głosu traktowane jest jak nie oddany głos. W przypadku wystąpienia równości oddanych  głosów  wniosek  jest odrzucany.

6.  

Zgromadzenie Delegatów zajmuje się wszystkimi zapytaniami i problemami miast członkowskich  HANZY. W szczególności Zgromadzenie Delegatów jest władne w kwestiach:

A/   przyjęcie nowych członków

B/   wykluczenie miast członkowskich

C/   zmiany  w statucie i rozwiązanie HANZY

D/   wybór Prezydium na wniosek Komisji

E/   wybór  Prezydenta Prezydium  na wniosek Komisji

F/    przydzielenie prawa organizacji Zjazdu Hanzy na zalecenie Komisji

G/   przyjęcie do realizacji  projektów  HANZY na wniosek Komisji

H/   nadzór na Komisją  i Prezydium

I /    ideowe i finansowe wsparcie Młodej Hanzy (Yougt Hansa)

7.

Przewodniczący  przewodniczy  Zgromadzeniu Delegatów.

§   6

1.

Miasta Hanzeatyckie w poszczególnych krajach wybierają jedno miasto hanzeatyckie, które będzie je reprezentowało w Komisji.

Następującym krajom, w których znajdują się w chwili obecnej aktywni członkowie, przysługują miejsca w Komisji:

Niemcy                                                                                5

Finlandia                                                                              1

Norwegia                                                                              1

Szwecja                                                                               1

Holandia                                                                               1

Polska                                                                                   1

Belgia                                                                                    1

Anglia                                                                                    1

Rosja                                                                                     1 

Estonia                                                                                  1

Łotwa                                                                                     1

Litwa                                                                                      1

Młoda Hanza (Youth Hanse)                                            1

Prezydium                                                                             3

Ponadto na posiedzenia Komisji  zapraszani są  jako doradcy przedstawiciele  miasta, które było  organizatorem  ostatniego  Zjazdu i miasta, które będzie organizatorem następnego Zjazdu.

2.

Członkowie Komisji wybierani są na okres 3 lat. Przed upływem tego czasu  poszczególne  kraje/ regiony wybierają ponownie miasto, którego będzie je reprezentowało w Komisji. Ponowny wybór członka Komisji jest możliwy.

3.

Komisji przewodzi  Przewodniczący. Wspierają go  dwaj  Zastępcy.

4.

Komisja spotyka się  co najmniej dwa razy w roku.

5.

Komisja wypełnia przede wszystkim następujące zadania:

*    wysuwanie kandydatów  do składu Prezydium  na  Walne Zgromadzenie

*    przygotowanie  odbywających się w danym czasie  Zjazdów

*    przygotowanie Zgromadzenia Delegatów

*    wypracowanie  konkretnych propozycji  w związku  z  polityką  i organizacją HANZY dla  

      Zgromadzenia Delegatów,

*    nadzór nad  kształtem  i rozwojem  polityki HANZY

*    przyjmowanie  wniosków projektów  i  koordynacja  pracy  związanej z projektami HANZY, jak również po wstępnej  naradzie  z Prezydium rekomendacja  przeprowadzenia projektu  na  Zgromadzeniu Delegatów.            

6.

Komisja ma zdolność do podejmowania uchwał, gdy obecna jest więcej niż połowa miast członkowskich. Decyzje podejmowane są zwykłą większością głosów obecnych  i uprawnionych do głosowania członków. Wstrzymanie się od głosowania  traktowane jest jak nie oddany  głos. W wypadku wystąpienia równości oddanych głosów, decyduje głos prezydenta.

7.

Komisja  zbiera się na pisemne zaproszenie  Przewodniczącego. Zaproszenie zawiera porządek dzienny obrad i wysyłane jest z miesięcznym wyprzedzeniem.

8.

Prowadzenie prac Komisji HANZY leży w gestii Biura Hanzy, w ścisłym uzgodnieniu z miastem /gminą pełniącą każdorazowo funkcje gospodarza. Z posiedzeń  Komisji sporządzany  jest  protokół, który podpisuje Przewodniczący i protokolant   zabezpieczony przez Biuro Hanzy. Kopie  protokołu otrzymują  wszystkie miasta członkowskie  HANZY.

§  7

1.

Prezydium  składa się z  przewodniczącego oraz 1- wiceprzewodniczącego i  2 –wiceprzewodniczącego.

Prezydium  wybiera  Zgromadzenie  Delegatów  na  wniosek  Komisji. Dopuszczalne są bezpośrednie  wnioski  w trakcie Zgromadzenia  Delegatów. W skład  Prezydium  powinni wejść przedstawiciele z 3 krajów europejskich.

2.

Kadencja Prezydium jest identyczna z kadencją Komisji. Do ukonstytuowania się Prezydium  wszystkie  sprawy będą  prowadzone przez dotychczasowych Prezydentów. Prezydent i dwóch wiceprezydentów są wybierani na okres trzech lat. Ponowny wybór jest możliwy.

3.

Prezydium zobligowane jest następującymi zadaniami:

-         przygotowanie  posiedzeń  Komisji

-         przygotowanie  Zgromadzeń  Delegatów

-         przyjęcie i koordynacja projektów HANZY, przy czym Prezydium wypowiada swoją opinię skierowaną do Zgromadzenia Delegatów  na temat poszczególnych  projektów. Ostateczna decyzja  o realizacji  projektu  leży w kompetencjach Zgromadzenia Delegatów.

-         szybkie decyzje  w  sprawach pilnych projektów

-         podejmowanie decyzji w nagłych sprawach

Szybkie i nagłe decyzje wymagają następnie zatwierdzenia przez Komisję lub Zgromadzenie  Delegatów.

4.

Prezydium spotyka się na zaproszenie przewodniczącego lub na wspólne zaproszenie dwóch  jego zastępców.

5.

Prowadzenie  prac  Prezydium  leży  w gestii Biura Hanzy,  w ścisłym  uzgodnieniu  z  zapraszającym miastem  lub  gminą.

6.

Decyzje Prezydium podejmowane są większością głosów jego członków, w razie równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego.

7.

Z posiedzeń Prezydium sporządzany jest protokół. Jest on podpisywany przez przewodniczącego i protokolanta zabezpieczonego przez Biuro Hanzy. Kopie protokołu otrzymują wszystkie miasta hanzeatyckie reprezentowane w Komisji.

§ 8

1.

Do prowadzenia wszystkich spraw HANZY tworzy się Biuro Hanzy.

2.

Biuro Hanzy przyporządkowane zostaje siedzibie HANZY i jednocześnie miastu/gminie, z którego wywodzi się przewodniczący  Zgromadzenia Delegatów.

3.

Wszystkie protokóły organów HANZY będą publikowane w Internecie i zarchiwizowane tamże w elektronicznym archiwum.

§ 9

1.

2.

Zjazd Hanzy powinien dać możliwość miastu/ gminie, będącym organizatorem do zaprezentowania  szerokiej publiczności, w odpowiedniej formie, swojej tradycji, historii, jak też kulturalnego i gospodarczego znaczenia.

3. 

Decyzję o przyznaniu prawa realizacji Zjazdu Hanzy w danym roku podejmuje Zgromadzenie  Delegatów na wniosek  Komisji.

4.

Finansowanie Zjazdu  Hanzy zapewnia miasto będące jego organizatorem.

5.

§ 10

1.

Przeprowadzenie i osiągnięcie zadań i celów HANZY powinno być realizowane poprzez konkretne projekty.

2.

Każde miasto członkowskie  jest  uprawnione do tego, aby samodzielnie lub wspólnie z innymi miastami (także  nie należącymi do HANZY), przedłożyć Komisji  propozycję  projektu. Po konsultacji  przez Prezydium, decyzję na temat realizacji wniosku, w oparciu o opinie Prezydium, podejmuje Zgromadzenie  Delegatów.

3.

Dla każdej propozycji projektowej i w konsekwencji również następującej ewentualnie realizacji samego projektu tworzy się Grupę Projektową, w skład której wejdą przedstawiciele co najmniej 5 miast członkowskich HANZY. Grupa Projektowa wybiera spośród swoich członków przewodniczącego/ przewodniczącą, kierownika i  skarbnika. Każda propozycja programu powinna zawierać plan przeprowadzenia projektu, kosztorys ze wskazaniem możliwości finansowania.

4.

Każdy  Projekt znajdzie swojego opiekuna w osobie członka Komisji. Oprócz tego przewodniczący Grup Projektowych pełnią jednocześnie funkcję doradczych członków Komisji.

5.

Wszystkie propozycje dotyczące subwencji, środków od sponsorów i funduszy dla poszczególnych  projektów, jak również wnioski o dofinansowanie projektów przedkładają Komisji, do ostatecznej decyzji, przewodniczący Grup Projektowych.

6.

W trakcie realizacji projektów, przewodniczący Grup Projektowych, po konsultacji w Komisji,  informują  Zgromadzenie  Delegatów.

7.

Po zakończeniu realizacji każdego projektu, Zgromadzeniu Delegatów, na wniosek Komisji, przedłożony zostaje raport końcowy z informacjami na temat przebiegu i struktury finansowej.

§  11

Młoda Hanza (Youth Hansa)

Młoda Hanza ma swój własny regulamin, który jest integralną częścią Statutu HANZY.

§  12

Składka  członkowska, koszty administracyjne, koszty projektów

1.

HANZA nie pobiera żadnych  składek członkowskich.

2.

Powstałe koszty administracyjne Biura Hanzy pokrywa miasto, będące siedzibą HANZY.

3.

Ogólne koszty administracyjne,  które powstają w związku z udziałem w pracach projektowych, w Komisji, w Prezydium, w Młodej Hanzie (Youth Hansa), w Zgromadzeniu Delegatów lub też poprzez udział w Międzynarodowych Zjazdach Hanzy ponoszone są przez miasta członkowskie.

4.

W żadnym wypadku koszty administracyjne nie będą rozkładane na poszczególnych członków  HANZY.

5.

Finansowanie  projektów będzie ponoszone przez miasta, które te projekty wspierają i prowadzą. Miasta te dzielą wynikłe koszty proporcjonalnie pomiędzy siebie, o ile nie dokonały one innych ustaleń. Wsparcie ze strony miast/ gmin zaangażowanych w projekt będzie ujęte w bilansie kosztów łącznie z kosztami osobowymi i administracyjnymi.

6.

Miasta, które nie będą brały udziału w realizacji danego projektu i nie wspierają tego projektu, nie mogą  być zobowiązane do udziału w jego finansowaniu.

§ 13

Zmiany Statutu i rozwiązanie Międzynarodowego Związku Hanzy

1.

Zmiany w Statucie mogą być podjęte wyłącznie większością 2/3 obecnych delegatów  HANZY. Decyzja o rozwiązaniu HANZY  może być podjęta większością 2/3  członków  HANZY.

2.

Jeżeli w trakcie Zgromadzenie Delegatów ma zapaść decyzja na temat zmian Statutu lub rozwiązania HANZY, a udział bierze mniej niż  2/3 członków HANZY, to wciągu  pół roku  należy  zwołać  nadzwyczajne  Zgromadzenie  Delegatów, w czasie którego zmiany te oraz rozwiązanie organizacji może nastąpić bez względu na liczbę obecnych miast członkowskich, przy większości ¾ obecnych członków HANZY. W zaproszeniu  na nadzwyczajne  Zgromadzenie  Delegatów  należy  poinformować miasta o ustalonych regułach głosowania.

3.

Przy rozwiązaniu HANZY należy jednocześnie postanowić, na jaki będzie cel przeznaczony zostanie  zgromadzony majątek HANZY.

§ 14

Statut wchodzi w życie w czasie  Zjazdu  Hanzy w 2000 roku.

Regulamin Młodej Hanzy

§ 1

Zmiana poniższych regulacji wymaga przegłosowania przez 2/3 obecnych na oficjalnym spotkaniu YouthHansa (MłodejHanzy) delegatów.

§ 2

Każdy z delegatów Młodej Hanzy może złożyć wniosek. Powinien on zostać przesłany pocztą zwykłą lub elektroniczną do jednego z członków Komisji Młodej Hanzy. Jeśli wniosek zostanie uznany za poważny, zostanie przedstawiony na najbliższym spotkaniu Młodej Hanzy. Delegat, który przesłał dany wniosek winien przedstawić swoją koncepcję i komentarze na tym spotkaniu.

§ 3

Podjęto decyzję, że jedyną oficjalnie obowiązującą nazwą naszej grupy jest „YouthHansa” (Młoda Hanza). Nie jednakże ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o tłumaczenie nazwy na jakikolwiek język niż angielski.

§ 4

Delegaci Młodej Hanzy powinni być w wieku od 16 (przynajmniej) do (najwyżej) 25 lat. Każde z miast hanzeatyckich gwarantuje, że jego delegaci są osobami wystarczająco dojrzałymi aby dyskutować na poważne tematy, że chętnie biorą udział w grupach roboczych, że uważają na prezentacjach, oraz posiadają umiejętność posługiwania się językiem angielskim. W niektórych wypadkach miasto może oddelegować osobę 15-letnią jeśli spełnia ona wyżej wymienione wymogi i jeśli jej wybór zostanie odpowiednio uzasadniony.

§ 5

Jedynym językiem służącym do komunikacji ogólnej jest język angielski.

§ 6

Główne cele YouthHansa (Młodej Hanzy):

1)     wymiana opinii oraz doświadczeń z różnych dziedzin dotyczących młodych ludzi.

2)     przeprowadzanie konkretnych projektów, które pomagają w osiągnięciu celów lub też wspierają inne miasta hanzeatyckie w osiąganiu ich celów. 

3)     wspieranie spotkań młodzieży oraz partnerstwa szkół  

4)     poprawianie komunikacji między młodzieżą z różnych miast hanzeatyckich

5)     udzielanie wsparcia młodzieży niezorganizowanej  

§ 7

Każdy może rozpocząć jakiś projekt. Jednakże zanim danemu projektowi zostanie przyznane miano „oficjalnego projektu Młodej Hanzy” musi on zostać przedstawiony Komisji Młodej Hanzy. Komisja Młodej Hanzy zastrzega sobie prawo do odrzucenia projektu, jeśli nie zidentyfikuje w nim żadnego z celów Młodej Hanzy (patrz § 6). Realizacja projektu jest w jak najlepszy sposób wspierana przez Komisję Młodej Hanzy; powinna być ona przejrzysta i łatwa  dla fundatora.

§ 8

Osoba, która rozpoczyna projekt staje się liderem projektu. Jeśli projekt przedstawiony jest przez grupę osób, może ona wybrać spośród siebie odpowiednią osobę na lidera projektu. Każdy może włączyć się do dowolnego projektu.   

§ 9

Lider projektu ma obowiązek regularnego informowania Komisji Młodej Hanzy o bieżącej działalności związanej z projektem oraz o innych delegatach wspierających projekt. Lider projektu zachowuje swoje stanowisko przez okres realizacji swojego projektu, jeśli nie określi swojego następcy lub też nie zdecyduje się na rezygnację ze stanowiska. Powinien zostać wyznaczony zastępca lidera projektu.

§ 10

Komisja Młodej Hanzy składa się z pięciu osób posiadających równe prawa i obowiązki. Komisja nie posiada przewodniczącego. Jednakże delegaci winni wyznaczyć jednego lub dwóch przedstawicieli, którzy reprezentują Młodą Hanzę na oficjalnych zjazdach (przynajmniej jeden przedstawiciel) oraz w Związku Hanzy „HANZA” (zwykle dwóch przedstawicieli). Przedstawiciele  Ci mogą zostać wymienieni, jeśli zajdzie taka potrzeba.  

§ 11

Miejsca w Komisji Młodej Hanzy:

1)     Miasto Hanzeatyckie Lubeka posiada jedno stałe miejsce w Komisji Młodej Hanzy.  Delegat wybierany jest na okres dwóch lat i może zostać wybrany ponownie.   

2)     Dwa miasta hanzeatyckie goszczące dwa kolejne przyszłe Zjazdy Hanzy posiadają po jednym miejscu w Komisji Młodej Hanzy. Przedstawiciele tych miast wybierani są na okres dwóch lat.

3)     Dwa miejsca  są demokratycznie wybierane większością głosów na dorocznym Spotkaniu Młodej Hanzy. Kandydaci na te miejsca powinni zgłosić swoją kandydaturę przynajmniej na 6 tygodni przed (liczy się data wpłynięcia zgłoszenia !) spotkaniem i przesłać swoją ofertę Komisji Młodej Hanzy. Jednocześnie powinni oni przesłać swoje zgłoszenie (również na 6 tygodni przed spotkaniem) do biura miasta, w którym odbywać się będzie Zjazd Hanzy. Następnie biuro przesyła wszystkim młodym delegatom Spotkania Młodej Hanzy takie zgłoszenie wraz z listem informacyjnym. Kandydaci muszą być obecni na spotkaniu Młodej Hanzy w celu przedstawienia się. Kandydaci wybierani są na okres dwóch lat i mogą zostać wybrani ponownie. Każdy posiada możliwość zgłoszenia swojej kandydatury.

§ 12

Delegat Komisji Młodej Hanzy może zostać zmieniony jeśli zgłoszony i zaakceptowany zostanie taki wniosek (jak opisano w §§ 1-2).

§ 13

O wszystkich sprawach (jeszcze) nie objętych tym regulaminem decydować będzie Komisja Młodej Hanzy.

Powyższy regulamin zatwierdzili delegaci Zjazdu Młodej Hanzy w dniu 27 maja 2000 (sobota) w mieście hanzeatyckim Zwolle w Holandii. Jest on integralną częścią Statutu Hanzy.

The  y o u t h  H a n s a Regulations

§ 1

2 / 3 of the youth delegates who are present at an official YouthHansa meeting must vote for a proposal to alter these rules.

§ 2

A proposal can be made by any youth delegate of the YouthHansa. It should be sent by postal or electronic mail to one of the members of the Hanseatic Youth Commission (HYC). If the proposal is considered serious it will be presented at the following meeting of the YouthHansa. The delegate who sent the proposal ought to present his or her thoughts and comments at this meeting.

§ 3

It has been decided that the one and only official name of our group is “YouthHansa”. There are, however, no restrictions to any translations in languages different to English.

§ 4

The ages of the YouthHansa delegates should be at least 16 and at most 25 years. Each Hanseatic town guarantees that their delegates are sufficiently mature to discuss serious topics, that they willingly take part in work groups, that they pay attention to presentations, that they are capable of the English language. In special cases a Hanseatic town may send a 15 year old if the above requirements are fulfilled and a certain reason motivates this exception.

§ 5

The one and only language for general communications is English.

§ 6

Main goals of the YouthHansa:

( 1 )     The exchange of opinions and experiences about any topics concerning the young people.

( 2 )            Carrying out concrete projects which either help to achieve goals or support other Hanseatic cities in their aims.

( 3 )            Support of youth meetings and school-partnerships.

( 4 )            Improvement of communications between youths from different Hanseatic cities

( 5 )     Non-organized youths should be supported.

§ 7

Everyone may start any project. It has, however, got to be presented to the HYC before it may use the term “Official Project of the YouthHansa ”. The HYC reserves the right to not accepting a project if none of the main goals of the Youth Hansa ( see § 6 ) is recognizable. The foundation of a project is supported by the HYC as well as possible and ought to be very transparent and easy for the founder.

§ 8

A single person who starts a project becomes project-leader. If a group of people starts a project they may choose an appropriate person to be project-leader. Everyone may join any project.

§ 9

A project-leader has the duty to regularly inform the HYC of the current activities of the project and which other delegates of the YouthHansa are supporting the project. He remains project-leader for the duration of his project, if he not determines a successor or decides to retire. A vice-project-leader ought to be determined.

§ 10

The Hanseatic Youth Commission (HYC) symbolizes a network of five individuals with equal rights and duties. There is no chairman, however, the five delegates have to determine one or two spokesmen who represent the Youth Hansa at official meetings (at least one spokesman) and at the “DIE HANSE” (usually two spokesmen). This spokesmen may be exchanged whenever required.

§ 11

Seats within the Hanseatic Youth Commission (HYC):

( 1 )     The Hanseatic Citiy of Lübeck has one permanent seat within the HYC. It is never simultaneously replaced. The delegate is elected for two years and may be reelected.

( 2 )     The two Hanseatic cities in which the following Hanseatic Day will take place have one seat each within the HYC. They are elected for two years.

( 3 )     Two seats are democratically elected at the Youth Hansa meeting by simple majority for two years, too. A candidate has to suggest himself at the latest 6 weeks before (date of receipt !) the meeting and send his suggestion to the HYC. Parallel to this he has to send an application also 6 weeks before the meeting to the office of the city that carries out the Hanseatic Days. Than this office will send the application with an information-letter to all the youth-delegates of the YouthHansa-Meeting. The candidate has to be present at the Youth Hansa meeting to introduce himself. This person is elected for one year and may be reelected. Everyone has the opportunity to suggest himself.

( 4 )     The Hanseatic Union (GB) has two permanent non-voting seats to guarantee a better co-operation between the YouthHansa and the Hanseatic Union.

§ 12

A delegate from the HYC may be replaced if a proposal is made and agreed to as described in §§ 1-2.

§ 13

All issues which are not (yet) covered by these rules are decided by the Hanseatic Youth Commission (HYC).